La creazione dell’ufficio (temporaneo e tradizionale)
Immaginate il lavoratore che entra nel mondo della libera professione, o la start-up. Il rappresentante di commercio, o il commercialista e lo psicologo, che devono trovare un ufficio.
Il primo problema contro il quale si scontrano, sono i costi. È difficile stimare a priori il budget necessario per arredare, allacciarsi alle utenze, mettersi in regola da tutti i punti di vista (permessi, geometra, architetto, ecc.), acquistare accessori (stampante, macchina del caffè, ecc.). E poi una volta stimato il budget, non sarà sicuramente rispettato a causa di spese inaspettate.
Dunque il problema degli spazi: bastano pochi metri quadri, oppure sono da considerare anche stanze ad hoc per i meeting o la ricezione dei propri Clienti o per i break? Se il professionista è da solo, sarà più difficile trovare uno spazio su misura, diverso e più conveniente di una stanza della propria casa.
Poi lo stress e le perdite di tempo del cercare lo spazio migliore da affittare o acquistare e del seguire l’evolversi del progetto che prende forma, del contatto con muratore-idraulico-elettricista. E poi, una volta pronto, nascono i problemi delle manutenzioni ordinaria e straordinaria.
I tempi poi sono un’altra questione variabile. È difficile decidere di investire in un ufficio a partire da zero, se non si ha la certezza che le cose funzionino o se si vuole “provare” una nuova attività.
La filosofia degli uffici arredati? Scegli spazio e tempo, accomodati, lavora
Con l’ufficio temporaneo, qualcun altro al posto del professionista pensa alla fornitura dell’arredamento e degli accessori. Qualcun altro si accolla le utenze e i lavori di muratore, elettricista, idraulico e non per ultimo gestisce le manutenzioni ordinarie e straordinarie. Qualcun altro pensa a mettere gli spazi in regola. Nel mondo degli uffici arredati, inoltre, ogni professionista troverà una dimensione ideale alla propria professione, in termini di spazio e di servizi su misura.
Il professionista non dovrà fare altro che scegliere il proprio ufficio, per il tempo che ritiene opportuno. Oggi un ufficio ad una postazione; tra un mese col collega un ufficio a doppia postazione; tra un anno con la start-up che prende piede un ufficio a 6 postazioni per tutti i propri collaboratori. Potrà “fare le prove”, decidendo di darsi del tempo, a costi bassissimi. Le spese sono fisse, chiare e dichiarate, nessuna sorpresa.
Tutti i servizi che non ti aspetti
Nell’ufficio tradizionale, a meno che abbia la possibilità di avere una segretaria, per lo smistamento di pacchi e posta e per la ricezione di clienti, il professionista dovrà sempre essere presente di persona. I problemi con caldaia, condizionatore, stampante, internet ecc., deve risolverseli. Dovrà valutare se appoggiarsi a sistemi di sicurezza, fisica e virtuale, a costi solitamente elevati. Inoltre avrà il problema delle pulizie dei locali. Nel bilancio di costi/benefici, sicuramente prenderà in considerazione di gestirsele da sé.
L’ufficio temporaneo prevede almeno una persona a servizio di reception, per posta, clienti e manutenzione inerente. Gli uffici arredati inoltre hanno sviluppati sistemi di sicurezza, sia fisica (controllo accessi, antifurti, sorveglianza dedicata) sia informatica (chiavi di accesso internet personalizzate). Le pulizie sono svolte giornalmente da parte di personale qualificato.
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599 europa propone uffici temporanei arredati a postazione singola a partire da € 300,00 + IVA al mese. Uffici a postazione doppia ad € 450,00 + IVA al mese. Uffici a postazione tripla ad € 650,00 + IVA al mese. I principali servizi sono compresi: accesso illimitato con badge personale, telefono VoIP, servizio reception, pulizie, climatizzazione, apposizione del proprio logo, internet, area break. Tra i servizi accessori: utilizzo della stampante multifunzione, utilizzo di sala riunioni e centro congressi, servizio hostess dedicato, attivazione/portabilità del numero VoIP, domiciliazione postale e domiciliazione legale.
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_Elena